El consejo técnico de la contaduria mediante concepto 019 de 18 de Enero de 2022, se pronuncia sobre el manejo del fondo de imprevistos, teniendo en cuenta la orientación técnica N°15 – Propiedades de Uso residencial o mixto, dentro del cual ellos ratifican:
“a. En las cuotas cobradas se debe separar el valor correspondiente a la cuota ordinaria y el valor asignado al fondo de imprevistos. Para tal fin, se recomienda utilizar cuentas independientes para identificar los recursos del fondo, cuya utilización está restringida a las decisiones del Consejo de Administración o de la Asamblea de la copropiedad.
b. La totalidad de las cuotas cobradas, que incluyen la cuota ordinaria y el valor asignado al fondo de imprevistos, cuando sean exigibles, se registrarán como un ingreso en el estado de resultados. Para un mejor control y facilitar la revelación en los estados financieros o en las notas, se recomienda su presentación por separado en el estado de resultados.
c. Cuando los recursos sean recibidos en efectivo se deberá registrar un crédito a la cuenta por cobrar y un débito a la cuenta efectivo y equivalentes de efectivo. De manera posterior se deberán reclasificar dela cuenta de efectivo y equivalentes de efectivo los recursos de uso restringido que representan los recaudos realizados para el fondo de imprevistos.
d. Cuando la entidad utilice los recursos del fondo, y se cumplan los requisitos establecidos en el y reglamento, los desembolsos realizados se acreditarán a la cuenta de efectivo restringido y se cargarán a las cuentas de resultados.
e. Si al cierre del período la copropiedad genera excedentes, por ser mayores sus ingresos a sus gastos, y si estos se generaron por el recaudo y no utilización de los recursos del fondo de imprevistos, este Consejo recomienda que la Asamblea de Propietarios apruebe la constitución de una reserva con destinación específica, para reclasificar los excedentes en el patrimonio. Si el fondo de imprevistos no fue utilizado durante el período, el monto de la reserva podría ser igual al valor disponible en los fondos restringidos del activo. Este procedimiento evita que el presupuesto del siguiente período se vea afectado por la existencia de fondos de uso restringido en las cuentas de efectivo o por la existencia de excedentes en período que no hayan sido apropiados como reservas en el patrimonio.
f. En el caso de que los fondos de imprevistos generen rendimientos financieros para la copropiedad, dichos rendimientos se registrarán como ingresos en el estado de resultados. La Asamblea o el Consejo de administración, deberá determinar si estos rendimientos incrementan el valor del fondo o si estos son de libre disponibilidad para atender expensas necesarias de la copropiedad.” (Negrilla y cursiva fuera de texto).
En mi criterio, no es claro el manejo contable del fondo de imprevistos, ya sabemos que el fondo es un efectivo restringido (activo) sin embargo el consejo tecnico nos invita a llevarlo como un ingreso, y una cuenta por cobrar… es decir todo un proceso contable solamente para “des”controlar este rubro.
Dentro del presupuesto del año se maneja un rubro dentro de los gastos que también se llama Fondo de Imprevistos, ¿cómo se le explica a los propietarios que su fondo de imprevistos es un ingreso en la contabilidad, y un gasto en el presupuesto?
Dentro de este documento nos muestra que es ideal separar la cuota de administración del valor asignado al fondo de imprevistos, y en mi experiencia, no he visto software que lo tenga parametrizado y no sea un problema para el contador parametrizar semejante cosa.
Imaginese usted colega una persona que quiere hacer un abono a su deuda, y ahora tiene que aplicar el pago, ¿lo hace al fondo y o a la cuota de administración? y ambas generan intereses moratorios… ¿cómo controla que ese recaudo que aplicó a “la cuenta por cobrar fondo de imprevistos” se consigne en el efectivo restringido “fondo de imprevistos”?
Los invito a dejarme sus comentarios, si poseen esa clave para explicar este tema.
Manejo de fondo de imprevistos – alternativa
Existe una normativa que también es una orientación técnica del Consejo, la cual nos puede ayudar a manejar este rubro de una forma más adecuada y sirviendose de la misma normativa emitida por ellos.
La orientación técnica
N°14 – Entidades sin ánimo de Lucro menciona dentro de su articulado la contabilidad de fondos por la cual existen 2 métodos, el diferido y el de contabilidad de fondos, me detengo en este último
La contabilidad de fondos – Definición
“Es la creación formal de Fondos Individuales para separar grupos de actividades similares ligadas a una misma clase de recursos en función de sus restricciones.”
Esta definición se aplica para la propiedad horizontal si lo vemos de esta manera:
1. La Propiedad Horizontal es una entidad ESAL
2. La PH tiene 2 fondos individuales : el fondo comun y el fondo de imprevistos
3. Estos recursos tienen restricciones distintas.
“La contabilidad de fondos agrupa las transacciones y las cuentas relacionadas con actividades que tengan restricciones similares. Cada fondo tiene sus propios ingresos y
gastos, sus propios activos y pasivos y su propio saldo de activo neto (cuando se utiliza la
contabilidad de fondos, este último se denomina saldo de los fondos).”
El fondo común tiene ingresos (cuota de administración) y gastos propios (gastos comunes), tal cual sucede con el fondo de imprevistos (ingreso por consignaciones al fondo, gastos extraordinarios aprobados por la asamblea)
“En este método la ESAL presenta un fondo general, también llamado fondo operativo y
por lo menos un fondo restringido. Si recibe contribuciones permanentemente
restringidas, las lleva en un fondo de aportes permanentemente restringidos.”
Nuevamente la definición que nos da la norma aplica a la contabilidad de una PH.
Como se puede ver, este tipo de método contable ( que de manera lógica se ha aplicado en los conjuntos) nos puede funcionar para el manejo contable.
Recuerde que la contabilidad debe ser util para la toma de decisiones y los copropietarios deben tomar decisiones de manera clara con respecto al manejo y uso de su fondo de imprevistos.
Para manejar esta partida dentro de los presupuestos y contabilidad sugiero lo siguiente:
En el presupuesto maneje su fondo de imprevistos únicamente en el gasto,
La cuota de administración es un único valor del cual usted deberá apropiar el fondo de imprevistos, por ende no tiene propósito financiero que lo separe como ingreso y lo reste como gasto, pues una persona propietaria no solo se va a confundir, sino que genera suspicacias inecesarias.
Cause el fondo de imprevistos,
Refleje en la contabilidad mes a mes el gasto presupuestado, contra un pasivo; al ponerlo allí tendrá el control de cuanto esta pendiente por consignar en el fondo de imprevistos.
Cuando usted presente su balance ante el consejo, tendrá claridad de cuanto es el dinero que esta pendiente de consignar al fondo y podrán tomar decisiones al respecto.
53xxxx gasto fondo 1000
27xxxx por consignar al fondo 1000
Ingresos por imprevistos solo cuando consignen,
Cuando se realice la consignación del dinero del fondo comun al fondo de imprevistos contabiliza el traslado del recurso, de igual manera disminuye el pasivo contra el ingreso al fondo de imprevistos. Para efectos del ejemplo, consignaremos la mitad.
11xxxx fondo imprevistos 500
11xxxx fondo común 500
27xxxx por consignar al fondo 500
42xxxx ingresos al Fondo de Im. 500
Presentación en los Informes financieros
Presente un “Estado de actividades ” o “PyG” como se le conoce en la profesión por cada fondo es decir, un PyG del fondo común donde usted muestra la ejecución del gasto, y un PyG del donde de imprevistos donde muestra el ingreso del dinero efectivo.
+ Cuotas de administración 10.000
– gastos comunes -5.000
– gasto Fondo de imprevistos -1.000
=Excedente presupuestal FC 4.000
Este excedente va al patrimonio como excedentes acumulados.
+Ingreso Fondo Imprevistos 500
– gastos aprobados – 0
= Excedente del FI 500
Este excedente va a la Reserva, para mostrar el efectivo restringido.
Así los copropietarios enterán que:
– El fondo de imprevistos es un efectivo restringido que se maneja como reserva y esta consignado en la cuenta destinada para tal fin.
– Con los dineros del fondo común se “pagan” los imprevistos y el pasivo esta pendiente por consignar lo cual es responsabilidad de la administración.
– El dinero al estar consignado y restringido, está disponible para el uso de los propietarios en los casos que reglamenta la ley.
Espero que a todos los colegas que trabajan para este tipo de entidades, encuentren luz en este documento, facilitar el proceso contable y emitir informes claros.
