Nómina Electrónica, factor salarial y controles contables (Gastos de manutención, alojamiento, rodamiento, entre otros)

Por: Juan Fernando Mejía.

Asesor contable y tributario en Home Center, Seguros del Estado, Empresa de Energía de Pereira y de PYMES. Revisor Fiscal Brigard Urrutia.

(Web: https://www.globalcontable.com/perfil)

El Reporte de Nómina Electrónica brinda transparencia y acceso a la información a la DIAN sobre los pagos por beneficios a los empleados y es un insumo para el control que hace la UGPP de las correctas contribuciones a la Seguridad Social.

Para ello, la Resolución 013 indica, por ejemplo, que las bonificaciones “no salariales” se reportan con el código “NIE 139” y las “salariales” en el código “NIE 140”, por lo que así deben separarse en la contabilidad.

Para la correcta separación de los pagos como “salariales” y “no salariales” , ha dicho la Corte Suprema de Justicia que no interesa si un pago es habitual u ocasional, sino los factores clave de interpretación establecidos en las sentencias  como la SL12220-2017 y SL5146-2020.

No aplicar estos criterios hace que se consideren como “salariales” y, por ende, como base de seguridad social y prestaciones, cualquier pago que se haga al trabajador, incluyendo los gastos de manutención y alojamiento, los de rodamiento y otros pagos que aún siendo “regulares” (por ejemplo mensuales), en realidad se hacen para sufragar gastos de la empresa.

Para evitar esta interpretación que puede hacer un juez cuando un extrabajador demanda a la entidad, debe observarse que:

1. Sólo se deben incluir en los “acuerdo de desalarización” los pagos que efectivamente  “hagan parte del patrimonio del trabajador“, como la alimentación, la habitación o el vestuario y las primas extralegales.

Pero si estos acuerdos de “desalorización”  incluyen gastos como los de viáticos, jurídicamente se puede entender que en realidad se estaban ocultando allí salarios, comisiones o complementos del salario.

Al respecto, indica la Corte que “no se puede desalarizar lo que por naturaleza es era salario“, pues los gastos de la empresa no tendrían porque estarse pactando con sus trabajadores,  de forma que un acuerdo de “desalarización” se vuelve en su contra en casos como ese.

Dejar estos valores en un acuerdo de “des-salarización” va en contra del empleador porque a juicio de la Corte Suprema de Justicia, pareciera que se estuviera ocultando “…una suerte de comisión para el trabajador, determinada en función de su rendimiento en la prestación del servicio“, y que este acuerdo es “ineficaz” porque parecería que se está “encubriendo una comisión, bajo el rótulo de gastos de viaje“.

2. Una de las formas de proteger a la entidad con la contabilidad como medio de prueba es no reconocer como “anticipos” de nómina los pagos entregados al trabajador y que no incrementan su patrimonio, como los de manutención, alojamiento y rodamiento, los pagos entregados para el pago del PILA, para el manejo de cajas menores, o para que haga pagos a proveedores, pues no son un verdadero adelanto del salario, sino un gasto de la empresa.

Estos pagos al trabajador no corresponden a un “anticipo de nómina” porque no son un adelanto del salario y porque artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo  señala que no son “… para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes“.

Así, reconocerlos como “anticipo de nómina”, con el NIT del trabajador, además de complejizar el reporte de nómina electrónica, implica un riesgo para la empresa en futuras demandas laborales.

En el caso de la Sentencia SL5146-2020, la Corte concluyó que si estos gastos se tratan como “anticipos de nómina”,  debieron tener el pago de la seguridad social y prestaciones, pues se podría pensar que “en realidad, se trataba de una suerte de comisión para el trabajador, determinada en función de su rendimiento y de la cantidad de pasajeros movilizados, de modo que estaba ligada indefectiblemente a la prestación del servicio y estaba encubierta indebidamente bajo el rótulo de gastos de viaje” y que pues correspondían “a un porcentaje del producido del vehículo que conducía”.

El anticipo de nómina debe coincidir solamente con los pagos que sean “factor salarial”,  es decir, los que sean objeto de retención en la fuente y de su certificación en el formulario 220, en términos del artículo 26 del Estatuto Tributario, tales como nómina y compensaciones, horas extras, comisiones y auxilios,  entre otros beneficios a los empleados que se paguen por adelantado.

Así lo indica Loaiza en “Viáticos que constituyen salario” (Disponible en https://bit.ly/2W2h3Zm) y Muñoz en “Gastos de viaje reconocidos a conductor constituyen salario” (Disponible en https://bit.ly/3iYrOEU).

Otro de los aspectos clave es la regularidad. Se dice que los pagos no salariales deben ser “ocasionales”.  Pero cuántas veces en el año se tendrían que pagar para entenderse como “ocasionales”.

Las sentencias permiten interpretar que la regularidad no depende solo del tiempo, sino del cargo.

Los viáticos pueden pagarse cada mes y aún así considerarse “ocasionales” porque se demuestra que eran pagos “fijos” para ejecutar una labor de la empresa.  Y puedan pagarse cada 6 meses y demostrarse que no erqan “ocasionales”, sino que en realidad eran pagos “salariales” por responder a una especie de incentivo por rendimiento.

Con las estas sentencias cambia la interpretación de “ocasional” dependiendo de si el pago es fijo o variable y de de la destinación real. Por ello, recomendamos que estos gastos se pueden tratar como una “caja menor” que maneja el mismo trabajador para demostrar así que, aun siendo regulares,  no son salariales por ser parte de un “fondo fijo”.

Esto porque el criterio de la Corte es condenar porque “…la empresa demandada no logró acreditar que … estos gastos de viaje son montos fijos… ” y argumenta que “los valores a pagar por viáticos, deben ser fijos y determinables, no variables”.

En todo caso, los gastos sufragados con estas cajas menores no pueden cargarse al trabajador, con recibos de caja menor, ni haciendo a su nombre el “Documento Soporte para los no obligados a Facturar”. Estos gastos deben estar a nombre del tercero o, en su defecto, con el NIT de la misma empresa.

De esta forma se evita que el empleado “legalice” dineros que luego pueden entenderse por los jueces como un pago variable que hará parte de su salario, con la consecuente condena por entenderse como parte del salario, sin el pago de la seguridad social.

3) Otra forma de contabilizar los pagos al trabajador, que no incrementan su patrimonio, como lo de alojamiento y manutención, es en una cuenta “1330xx Otros activos no financieros (anticipos)” o similar, es decir, como una cuenta por cobrar no financiera,  que es cuando no se espera recibir efectivo, sino un bien o un servicio, como bien lo indica la Norma Internacional de Contabilidad 1 (NIC 1), en su párrafo 78b,  el concepto 2015-140 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y la taxonomía XBRL.  (El código puede ser 1330 o cualquier otro, pues las NIIF no tienen un PUC, como a veces se indica en el mercado, cuando en realidad se puede usar el mismo catálogo de cuentas del Decreto 2650 de 1993 cambiando algunos nombres, o adicionando cuentas, o el respectivo plan de cuentas que se tenga en cada sector).

El saldo de estos “anticipos de gastos” se deben incluir en el Formato 2516, de Conciliación Fiscal, en la Hoja H2, fila 77 o 142, según las Resoluciones 000071 (del 28 de octubre de 2019), 000023 (18 de marzo de 2020) y 000027 (24 de marzo de 21).

Cuando estos giros se legalicen, por parte del trabajador, se debe acreditar el rubro “1330xx Otros activos no financieros (anticipos)” contra un gasto, con el mismo NIT del empleador, porque regularmente son no deducibles, salvo que se cumpla simultáneamente con estos dos requisitos:

i) Que el trabajador adjunte la factura electrónica del beneficiario final del pago o el documento soporte para los no obligados a facturar, lo que se complica cuando no se tienen acuerdos, por ejemplo, con los hoteles y otros proveedores de gastos de manutención y alojamiento, pues estos se deben facturar directamente a la empresa y no al trabajador.

Así lo indica la norma, que infortunadamente no considera las complicadas realidades de empresas como las del transporte, cuyos conductores transitan por lugares los prestadores de estos servicios, los de alistamiento de vehículos y hasta del combustible, se caracterizan por su alta informalidad.

ii) También se requiere que el pago esté bancarizado directamente al proveedor desde una cuenta de la empresa, lo que no suele suceder en operaciones donde se delega al trabajador para que haga el pago en efectivo, o desde su cuenta bancaria personal.

La doctrina tributaria ha dicho que sólo se puede deducir un pago en efectivo si no supera 100 Unidades de Valor Tributario (UVT) en el total de pagos en el año a un mismo proveedor o tercero, individualmente considerado, según los Oficios DIAN 2729/19, 4355/19 y 19439/18 (100202208-0935), que revocan otros conceptos como los 0057/18, 7308/18, 00724/18, 203/18, 017190/19. No es deducible lo que sobrepase a 100 UVTs, del acumulado pagado en la vigencia fiscal (según el artículo 771-5 ET).

Algunas Estrategias de Planeación Tributaria al respecto.

Finalmente, la estrategia de planeación tributaria que hemos recomendado en estos casos son:

a) Realizar acuerdos con los proveedores, para que facturen directamente a la empresa y que propicien canales de bancarización, lo que contribuye al espíritu o intención de la norma, en cuanto a la formalización empresarial.

b) Tener una cuenta bancaria empresarial que tenga asociadas varias tarjetas débito (o crédito), a disponibilidad de uno o de varios trabajadores, con cupo limitado, para que efectúen pagos a nombre y por cuenta de la empresa, tales como almuerzos, realización de invitaciones y eventos, así como otros pagos de bienes o servicios, DIRECTAMENTE a la cuenta de  los proveedores del empleador (no retirando previamente del cajero), por lo menos cuando estos cuando estos tengan bancaria (hay casos como las zonas rurales, donde tampoco aplica). Esto soluciona gran parte del problema, aunque no es aplicable a casos como el del transporte por carretera.

c) Cuando estos pagos sean para eventos publicitarios y en especial cuando impliquen atención a empleados, clientes y proveedores, como “regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos”, debe tenerse algún tipo de control tributario para que no se deduzca en la renta el valor que supere el 1% de ingresos fiscales netos y efectivamente realizados, según el concepto 107-1 del Estatuto Tributario, pagos que por su naturaleza no están sujetos los pagos al sistema de seguridad social, según el Oficio DIAN 6442.

d) En cuanto a la planeación tributaria de los trabajadores, debe recordarse que las consignaciones a sus cuentas bancarias, para hacer pagos a terceros, los clasifica como declarantes del impuesto de renta, según el concepto DIAN 28264 de 2019, aunque para ellos no se constituyan en ingresos propios, pues estos suman dentro del límite de los 1.400UVTs, como lo indica el artículo 1.6.1.13.2.7. del Decreto Único Tributario 1625 de 2016.

Además, la DIAN les puede requerir y suponer que el 50% estas consignaciones recibidas son ingresos propios, por expresa disposición del artículo 755-3 del Estatuto Tributario, con las negativas consecuencias fiscales que ello conlleva, en especial, si la empresa no hizo la debida separación en la nómina electrónica y en la contabilidad sobre lo que en efecto es “anticipos de nómina” y lo que en realidad son giros al trabajador con destino a un beneficiario efectivo distinto.

e) No contratar “mensajero con moto”, para tener que pagarle rodamiento con los problemas ya explicados, sino que la empresa debe hacer leasing directamente, aunque al final le ceda la opción de compra al trabajador o la fuerza de venta, o el vehículo al gerente, etc.

En cuanto a los clubes deportivos, debe ponerse atención a la Sentencia SL12220-2017, según la cual “los pagos derivados de los impropiamente llamados contratos de cesión de derechos de publicidad realmente estaban encaminados a retribuir directamente los servicios profesionales del demandante por su participación en los torneos profesionales ” y que “en el ámbito del contrato de trabajo, el empleador ya se había reservado el poder de usar la imagen del trabajador en el campo de fútbol para hacer propaganda con las marcas de los patrocinadores. Por lo tanto, la creación ulterior de un supuesto contrato comercial no es más que una estrategia que utilizó el club deportivo para esconder una realidad que ya venía inmersa en la relación de trabajo, en detrimento de los derechos laborales de sus trabajadores“.

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