Versión 2.0 del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar
Es de recordar que el artículo 55 de la resolución N° 042 del 05 de mayo de 2020 expedida por la Dian, creó un documento soporte de costos y deducciones denominado expresamente documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, a lo cual ya se avizoraba que también sería electrónico como ocurre con la factura electrónica y los demás documentos electrónicos que coadyuvan al control tributario.
Este artículo se ha titulado versión 2.0 del documento soporte precisamente porque la autoridad fiscal en días pasados publicó la resolución 167, para ser más exactos el 30 de diciembre de 2021, mediante la cual derogó de manera expresa el artículo 55 de la resolución 042, y a su vez trae un elemento accesorio al documento soporte y son las notas de ajustes, sumado a la extensión del término para la generación y transmisión de este mismo como se evidenció en el comunicado de prensa 01 de la Dian y otros aclaratorios.
El documento soporte se genera tanto de forma electrónica como en forma física, esto depende de la calidad del obligado, pues si el sujeto es facturador electrónico deberá hacerlo de manera electrónica, en caso contrario no, a menos que así lo quiera porque siempre ha existido el universo de los voluntarios.
Dado lo anterior, se aclaran algunos aspectos importantes de la nueva versión del documento soporte, así
Periodicidad
Queda al libre albedrío del facturador electrónico generar y transmitir el documento soporte bien sea por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a facturar, o por las operaciones acumuladas semanalmente a un mismo proveedor que no tenga la obligación de expedir factura o documento equivalente.
Obligados
Los sujetos obligados a generar el documento soporte se pueden clasificar desde el medio en que se realiza, de forma electrónica o físico.
El documento electrónico estará a cargo de los facturadores electrónicos (obligados a expedir factura electrónica de venta y los voluntarios) que a la vez sean contribuyentes del impuesto a la renta y/o responsables del impuesto a las ventas, que adquieran bienes o servicios de sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, y que ameriten soportar costos y deducciones o impuestos descontables. Por ejemplo, una persona responsable de iva (antes régimen común).
Ahora bien, no se debe dejar de lado que el documento soporte es meramente uno de los tantos requisitos para garantizar la deducibilidad de la erogación respectiva, dado que existen otros presupuestos como relación de causalidad, necesidad, proporcionalidad, así como el uso de los medios financieros, etc.
Por otro lado, el documento en formato físico estará a cargo de los que no tienen la obligación formal de facturar, pero si requieren soportar costos y deducciones para efectos del impuesto sobre la renta, como por ejemplo un no responsable de iva (antes régimen simplificado). Sin embargo, la autoridad fiscal habilitará en los servicios informáticos un módulo gratuito para aquellos no obligados pero que quieran hacerlo de manera voluntaria.
Contenido
Como elementos adicionales al documento soporte en relación con el creado en la resolución 042 se tiene discriminar el iva cuando a ello hubiere lugar, tal es el caso de la adquisición a prestadores no residentes en Colombia de servicios electrónicos o digitales desde el exterior.
También es nuevo, el código único de documento soporte (CUDS) como requisito adicional.
Notas de ajuste
Es el documento electrónico creado con el fin de anular o corregir el documento soporte, siempre y cuando esta se haga dentro del término de firmeza de las declaraciones en las cuales se ha tomado el costo, deducción o impuesto descontable.
Fecha límite de implementación
La generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte por parte de los obligados electrónicos (facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto de renta y/o responsables de iva) es a más tardar el 02 de mayo de 2022.
Es importante destacar que este término aplica solamente para aquellos obligados a generar el documento de manera electrónica, pues la resolución es clara en indicar al tenor literal
“La generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste deberán implementarse por parte de los sujetos de que trata el artículo 3 de la presente resolución, a más tardar el dos (2) de mayo de 2022.”
En este sentido, para aquellos que pueden generarlo de manera física se entendería que su aplicación es la contenida en el artículo 26 de la resolución, es decir, a partir de la fecha de publicación en el diario oficial, lo que supondríamos a partir del 30 de diciembre de 2021.
Conservación
Y por último, el término de conservación del documento soporte y sus notas de ajustes corresponde al mismo término previsto en el artículo 632 del estatuto tributario nacional, modificado por el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, el cual atañe al mismo término de firmeza de la declaración privada.
Por: Juan Diego Solórzano Horta
Contador Público, Especialista y Magíster en Gerencia Tributaria Universidad Surcolombiana. Estudiante Derecho.
Correo electrónico:juan12diego@hotmail.com
Miembro de la Red GlobalContable.com
