Ejemplo de Debida Diligencia para el RUB en las copropiedades (simplificado frente a otras entidades)

Por: Juan Fernando Mejía.

Asesor contable y tributario en compañías como Home Center, Metrokia, Empresa de Energía de Pereira y en PYMES.

Revisor Fiscal Brigard Urrutia. CEO de GlobalContable.com WhatsApp 301 266 41 76

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El  Oficio DIAN 906775 de 2022 señala que las copropiedades deben documentar la “debida diligencia” para realizar el Reporte Único de Beneficiarios Finales (RUB).

Este proceso consiste en mantener información documentada sobre las acciones o actividades que permitan definir quién es el beneficiario final en una entidad.

Sin embargo, hay aspectos de la debida diligencia que son complejos de aplicar, en especial, en entidades como las copropiedades.

Esto porque la versión 2023 de los Estándares Internacionales sobre Lavado de Dinero, el Financiamiento del Terrorismo y la proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LAFT)  señala que se deben documentar la debida diligencia, cuando existan establezcan relaciones, transacciones o donaciones superiores a 15.000 US$.

En ese caso, se debe consultar si el cliente aparece en bases de datos como la denominada Lista Clinton, conocer la actividad económica a la que se dedica el tercero, mantener registros de cada “beneficiario final”, averiguar si el tercero (copropietario) es una “persona políticamente expuesta”, solicitar un formato de declaración de “origen de fondos” (por ejemplo, de las cuotas de administración), entre otros aspectos que serían complejos de aplicar en algunos tipos de entidades como las propiedades horizontales.

Por esto, es necesario simplificar el proceso de “debida diligencia” en las copropiedades, pues el costo real de aplicación sería demasiado alto.

Además se  debe recordar que el beneficiario final es quien ostente más del 5% de las utilidades, de los derecho de voto sobre asuntos económicos o de manejo de recursos, que permitan controlar algún tipo de rendimiento, lo que no sucede con los copropietarios.

En ese sentido, se recomienda leer el artículo “Copropietarios no son beneficiaros reales ante la DIAN”, disponible en https://bit.ly/3Q0R9P9

Ejemplo de debida diligencia en Copropiedades y por qué no se debe reporta a los copropietarios

Los documentos que deben controlarse son:

  1. Copia del acta o ducmento de constitución de la copropiedad,
  2. Copia de las actas de reuniones recientes y de las decisiones allí tomadas con el fin de identificar posibles decisiones tomadas a favor de algún particular de manera sospechosa, sea copropietario o no.
  3. Información tributaria si la entidad es contribuyente de renta (copropiedades comerciales y mixtas).
  4. Plena identificación del representante legal.
  5. Existencia o no de bienes desafectados que puedan estar siendo controlados por alguna persona o copropietario que puede beneficiarse económicamente en más del 5% mediante el uso del voto, del control o de las utilidades o rendimientos de bienes arrendados a terceros o comercializados.
  6. Donaciones, aprotes o transacciones superiores a US$15.000 entre la copropiedad y algún copropietario o con algún otro un particular,  sea por fuera o dentro del sistema financiero.
  7. Posible sospecha de venta de estupefacientes o armas en alguna de las unidades residenciales o comerciales que hagan parte de la copropiedad.
  8. Solicitud de datos de tales copropietarios bajo algún tipo de sospecha, y sólo si en realidad se va asumir algún riesgo de denuncia.

Debe tenerse claro que de no cumplirse los pasos 6 y 7, no se debe reportar en el RUB a los copropietarios, sino al representante legal porque el coeficiente de copropiedad no otorga control aunque fuera superior al 5%. Un copropietario tampoco tiene derecho a ni utilidades ni hace que una persona natural se vuelva “Beneficiario Real”.

Por esto, el contador público o quien realice el RUB debe tener claras las cuestiones indicadas en el artículo  “Copropietarios no son beneficiaros reales”, disponible en https://bit.ly/3Q0R9P9.

Se requeire del análisis jurídico de las normas para comprender mejor el concepto de control” , desde lo contable, lo tributario y lo señalado en los estándares internacionales de lavado de activos.

Esto permite entender mejor por qué un copropietario, normalmente, no es un “beneficiario” final.

Este tema se tratará en el Grupo de Estudios Tributarios, gratuito los jueves de 7 a 9 pm en https://www.globalcontable.com/grupo

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